Guida alla registrazione del contratto di locazione: le cose che bisogna sapere

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Uno dei contratti più diffusi nella pratica commerciale ed immobiliare è certamente il contratto di locazione.
Ciononostante, ancora molti dubbi sorgono quando, a seguito della sottoscrizione, arriva il momento della registrazione.

 

Cos’è la registrazione?

Tutti i contratti di locazione di beni immobili, devono essere obbligatoriamente registrati qualunque sia l’ammontare del canone che viene convenuto tra le parti.
La registrazione non è dovuta, e quindi non vi è alcun obbligo, per i contratti di locazione che hanno una durata non superiore a 30 giorni complessivi nell’intero anno.

La registrazione è quindi lo strumento mediante il quale, da un lato, il contribuente comunica al fisco l’esistenza di un rapporto di locazione ai fini dell’applicazione delle relative imposte, dall’altro lato, costituisce anche un metodo per conferire certezza e data certa ad un determinato rapporto contrattuale. 

 

Come si registra il contratto di locazione?

Il contratto di locazione può essere registrato:

  • Tramite i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.

Questa modalità di registrazione è obbligatoria soltanto per gli agenti immobiliari e per i soggetti che posseggono almeno 10 beni immobili, mentre è assolutamente facoltativa per tutti gli altri contribuenti purché siano abilitati ai servizi telematici per l’invio con tale modalità.

  • Tramite la registrazione manuale e cartacea.

In questo caso è necessario recarsi fisicamente presso qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle Entrate sul territorio nazionale.
La presentazione del contratto e del modello per la registrazione (Modello RLI) potrà essere eseguita personalmente o attraverso un delegato appositamente incaricato.
Quindi non è necessario recarsi presso l’ufficio della zona nella quale ricade l’immobile al quale si riferisce il contratto di locazione.

  • Tramite un intermediario abilitato (ad es. professionisti abilitati, associazioni di categoria, Caf, etc…) o un delegato.

Si ricorda, inoltre, che i contratti di locazione devono contenere una specifica clausola a mezzo della quale il conduttore dichiara di aver ricevuto tutte le informazioni e la documentazione, comprensiva dell’attestato, sull’attestazione della prestazione energetica dell’edificio (APE). Una copia dell’Attestato di Prestazione Energetica dovrà essere allegata al contratto di locazione.

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Come si esegue la registrazione in forma cartacea?

Occorre presentare presso una qualunque sede dell’Agenzia delle Entrate una serie di documenti:

  • almeno 2 copie originali del contratto di locazione oppure, in alternativa, 1 originale e 1 copia. Di tale copia l’ufficio attesterà la conformità al documento originale;
  • il modello RLI già compilato. Si tratta del modello di richiesta di registrazione del contratto;
  • i contrassegni telematici per il pagamento dell’imposta di bollo (vale a dire l’ex marca da bollo) da applicare su ogni copia del contratto da registrare. Tali contrassegni devono recare una data di emissione “non” successiva alla data di sottoscrizione del contratto di locazione.
  • la ricevuta del versamento dell’imposta di registro eseguito tramite il Modello F24.

Si ricorda che l’imposta di bollo e l’imposta per la registrazione possono essere pagate anche richiedendo l’addebito sul proprio conto corrente.
In tal caso dovrà utilizzarsi l’apposito modello di richiesta.

 

Entro quanto tempo bisogna registrare il contratto?

La legge prevede che il proprietario di casa debba registrare il contratto di locazione entro 30 giorni dalla firma.

 

Chi è tenuto a registrare il contratto, il locatore o l’inquilino?

Secondo la legge la registrazione del contratto di locazione è un adempimento che deve compiere il locatore ovvero il proprietario di casa.
In effetti, la regola vorrebbe che quest’ultimo dovrebbe procedere di sua spontanea volontà alla registrazione e successivamente dovrebbe anche comunicare all’inquilino l’avvenuto adempimento.
Il termine entro il quale il padrone di casa deve dare comunicazione al proprio conduttore è di 60 giorni dall’avvenuta registrazione.

Si ricorda che in tale occasione il padrone di casa deve anche fornire all’affittuario la prova dell’eseguita registrazione.
Nella pratica, ciò sarà possibile mediante consegna della copia della ricevuta di versamento dell’imposta di registro.

La legge non indica le modalità con cui effettuare la comunicazione di cui sopra, ma la raccomandata a/r o la posta elettronica certificata costituiscono sicuramente i mezzi più adeguati in quanto consentono di ottenere una prova dell’avvenuta spedizione e ricezione da parte del destinatario.

Inoltre, il proprietario locatore dovrebbe anche procedere, di propria iniziativa, ad informare l’amministratore del condominio dell’inizio della locazione e quindi comunicare a quest’ultimo sia l’avvenuta sottoscrizione del contratto sia la sua successiva registrazione presso gli uffici competenti.

Tuttavia, come spesso capita, una volta sottoscritto il contratto di locazione, il proprietario dell’immobile non provvede alla registrazione dello stesso lasciando passare molti giorni con il rischio di vedersi applicate le sanzioni di cui parleremo in seguito.

Proprio per tali ragioni, è bene sapere che l’inquilino può benissimo compiere l’adempimento della registrazione di propria iniziativa, in completa autonomia e senza bisogno della cooperazione del proprietario di casa.

Occorre tuttavia chiarire che nel caso in cui il locatore non voglia provvedere alla registrazione del contratto nel termine concessogli dalla legge, il conduttore può fargli causa ed in tal caso il giudice rideterminerà il canone secondo le condizioni legali.

 

Chi deve pagare le spese di registrazione?

Le spese della registrazione del contratto si ripartiscono in parti uguali tra il locatore ed il conduttore.
Tuttavia può accadere che nel contratto di locazione le parti si siano accordate diversamente.

È infatti consentito alle parti di inserire nel contratto una clausola con la quale si pattuisce espressamente che le spese di registrazione gravino esclusivamente a carico del proprietario di casa.

Per contro, non è possibile inserire una clausola di segno opposto, ovvero una pattuizione che preveda l’accollo da parte del conduttore di tale spesa per intero.
Quindi, nel caso in cui l’inquilino dovesse firmare un contratto che gli imponga un simile onere potrebbe in un secondo momento rifiutarsi di pagare.

Bisogna però a questo punto evidenziare un aspetto molto importante.
Malgrado, come abbiamo detto, le spese di registrazione del contratto di locazione possono essere divise tra le parti, questa regola non vale nei confronti del fisco.
Infatti, l’Agenzia delle Entrate ha sostenuto in più occasioni che il locatore e il conduttore restano “solidalmente” responsabili per il pagamento dell’imposta di registro.

In poche parole, a prescindere da quello che viene indicato nel contratto (ovvero il 100% dell’imposta sul proprietario o il 50% cadauno), nel caso in cui non si provveda tempestivamente alla registrazione del contratto, l’Agenzia delle Entrate potrà richiedere, tramite accertamento, il pagamento dell’imposta indistintamente sia all’inquilino sia al padrone di casa.

Naturalmente, è bene sapere che chi provvede al pagamento dell’imposta vanta, a decorrere dal giorno di avvenuto versamento, un diritto di credito nei confronti dell’altro contraente (padrone di casa o inquilino a seconda dei casi) pari al 50% della somma pagata per la registrazione.

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Quanto costa la registrazione del contratto di locazione?

La registrazione del contratto prevede le seguenti imposte:

  • l’imposta di registro
  • l’imposta di bollo
  • l’imposta sostitutiva dell’IRPEF

Tali imposte cambiano in base al tipo di contratto di locazione che viene stipulato con il padrone di casa.

Nel caso in cui il contratto di locazione che viene stipulato è un contratto a “canone libero” i costi che si dovranno sostenere per regolarizzare la registrazione sono i seguenti:

  • versamento dell’imposta di registro peri al 2% del canone annuo pattuito, moltiplicato per il numero delle annualità previsto da contratto;
  • versamento dell’imposta di bollo di 16 euro per ogni 100 righe del contratto oppure ogni 4 facciate dello stesso;
  • nessun versamento dell’imposta sostitutiva IRPEF.

Nel caso in cui l’inquilino abbia versato al locatore un deposito cauzionale, su tale cauzione non è dovuta l’imposta di registro.

Se invece detta cauzione viene versata da un terzo estraneo al rapporto di locazione e quindi non dall’inquilino, si applicherà un’imposta di registro nella misura pari allo 0,50% della somma versata come deposito.

Ma facciamo un esempio:

Supponiamo che il contratto di locazione a canone libero preveda una durata di anni 4+4 ed il canone annuo pattuito sia pari ad euro 14.400, diviso in 12 mensilità di euro 1.200.
L’imposta di registro, che come abbiamo detto è pari al 2% del canone annuo, ammonterà quindi ad euro 288 per ogni anno di locazione.

Ora, tale risultato (euro 288) dovrà essere moltiplicato per il numero di anni di durata del contratto (ovvero 4 anni) e quindi l’imposta di registro sarà pari ad euro 1.152
A questo punto occorre aggiungere i costi relativi all’imposta di bollo (16 euro ogni 4 facciate).

E allora, supponendo un contratto di sole due facciate, il costo da sostenere sarà pari ad euro 32.
In definitiva la registrazione del contratto di locazione avrà avuto un costo complessivo pari ad euro 1.184.

Il reddito prodotto dalla locazione dell’immobile si andrà ad aggiungere al reddito ai fini IRPEF e sarà tassato sulla base dell’aliquota dello scaglione nel quale si rientra.

Per i contratti “pluriennali” sarà possibile:

  • eseguire in un’unica soluzione il versamento dell’imposta di registrazione relativa a tutta la durata del contratto. In tal caso si otterrà uno sconto pari alla metà del tasso d’interesse legale moltiplicato per il numero di anni della locazione.
  • eseguire il versamento dell’imposta anno per anno, ogni volta entro 30 giorni dalla scadenza della precedente annualità.

Diversamente, i contribuenti che intendono farsi applicare il regime della “cedolare secca” non pagano né l’imposta di registro né l’imposta di bollo.
Essi verseranno solo un’imposta sostitutiva, in acconto e a saldo, nelle stesse scadenze previste per la tassazione IRPEF.

 

Cosa accade in caso di omessa registrazione del contratto?

In caso di mancata registrazione del contratto di locazione sono previste delle sanzioni sia di carattere civile sia di carattere prettamente fiscale.
La giurisprudenza della Corte di Cassazione, infatti, sostiene che un contratto non registrato, nel termine di 30 giorni dalla sottoscrizione, è da considerarsi praticamente nullo.
In altri termini, il contratto d’affitto non registrato non produce effetti tra le parti e quindi le stesse non possono considerarsi vincolate dalle relative clausole.

Sotto il profilo fiscale invece il contratto di affitto, sebbene non regolarmente registrato, produce comunque i propri effetti benché nullo sotto l’aspetto civilistico.
Per questo, il fisco provvederà ad applicare le sanzioni tributarie per la mancata registrazione.

In particolare, l’omessa registrazione prevede un sanzione che va dal 120% al 240% dell’imposta dovuta.

Qualora invece il fisco riesce ad scoprire che il canone indicato nel contratto di locazione è in realtà inferiore rispetto a quello dichiarato ed effettivamente corrisposto dall’inquilino, la sanzione va dal 120% al 240% della differenza tra l’imposta di registro realmente dovuta e quella già calcolata e versata sul canone dichiarato in contratto.

 

Cosa accade in caso di “ritardo” nella registrazione del contratto?

Qualora il contratto di locazione venga registrato oltre il termine di 30 giorni dalla sua sottoscrizione, sotto il profilo civilistico tale adempimento ha un effetto sanante e retroattivo.
In altre parole il contratto è da ritenersi regolarmente registrato sin dalla data della sua sottoscrizione.

Sotto l’aspetto fiscale invece il fisco consente degli sconti e delle riduzioni alle sanzioni da applicare.
La loro riduzione dipenderà ovviamente dall’ampiezza del ritardo cumulato fino alla giorno della registrazione.

In particolare:

  • fino a 30 giorni di ritardo, la sanzione sarà pari al 6%, quindi 1/10 del 60%, oltre il pagamento degli interessi di mora ed il versamento dell’imposta di registro dovuta. In ogni caso l’importo minimo della sanzione sarà almeno pari ad euro 20 euro.
  • fino a 90 giorni di ritardo, la sanzione pari al 12%, quindi 1/10 del 120% oltre il pagamento degli interessi di mora ed il versamento dell’imposta di registro dovuta.
  • con 1 anno di ritardo, la sanzione sarà pari al 15%, quindi 1/8 del 120% oltre il pagamento degli interessi di mora ed il versamento dell’imposta di registro dovuta.
  • in caso di ritardo di oltre 1 anno ma non oltre i 2 anni, la sanzione sarà pari al 17,14%, quindi 1/7 del 120% oltre il pagamento degli interessi di mora ed il versamento dell’imposta di registro dovuta.
  • in caso di ritardo di oltre 2 anni, la sanzione sarà pari al 20%, quindi 1/6 del 120% oltre il pagamento degli interessi di mora ed il versamento dell’imposta di registro dovuta.
  • qualora la registrazione avviene dopo la constatazione della violazione, la sanzione sarà pari al 24%, quindi 1/5 del 120% oltre il pagamento degli interessi di mora ed il versamento dell’imposta di registro dovuta.

Si ricorda infine che il versamento delle sanzioni va effettuato utilizzando il modello F23 e che gli interessi legali andranno calcolati sull’imposta di registro dovuta tra la data della sottoscrizione del contratto aumentata di 20 giorni e la data di effettiva registrazione.

 

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